O projekcie | Projekty i Fundusze UE

Menu dodatkowe

Na skróty

Ustawienia

Wersja językowa

Wyszukiwarka

Treść strony

O projekcie

Nowotarski-nowatorski

AKTUALNOŚCI | O PROJEKCIE | OŚ CZASU | DOKUMENTY I OPRACOWANIA

Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Priorytet V: Dobre rządzenie, Działanie 5.2: Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie: 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej, (Instytucja Zarządzająca: MSWiA).
Okres realizacji: 01.06.2011 - 30.11.2012Wartość projektu: 588 131,40 zł. wartość dofinansowania: 506 025,00 zł. wkład własny rzeczowy, szacowany na podstawie czasu pracy poświęconego na udział w szkoleniach.

    Cel ogólny:
  • Poprawa jakości i dostępu do usług świadczonych przez starostwo nowotarskie poprzez usprawnienie procesu zarządzania strategicznego i operacyjnego z wykorzystaniem dedykowanej metodyki oraz aplikacji informatycznych wspomagających zarządzanie projektami.
    Działania:
  • Wdrożenie Systemu Zarządzania Strategicznego i Projektami w Starostwie Nowotarskim
    • Ocena orientacji zadaniowej i projektowej samorządu- dokument
      (zadanie zostanie zlecone specjalistycznej firmie, która przeprowadzi analizę struktury organizacyjnej, systemu obiegu dokumentów oraz planowania działalności w ujęciu strategicznym i wykonawczym). W wyniku tego etapu wskazane zostaną obszary w zarzadzaniu strategicznym i operacyjnym, w których należy przeprowadzić usprawnienia. Na podstawie dokumentu "Ocena..." przygotowany zostanie program szkoleń z zarządzania strategicznego.
    • Szkolenia- zarządzanie strategiczne.
      Adresowane do członków Zarządu oraz kierowników Urzędu wszystkich szczebli a także pracowników merytorycznych, chcących podnosić swoje kwalifikacje- łącznie 35 osób. Szkolenie obejmować będzie 24 h (3 dni), przeprowadzone w 2 terminach dla 2 grup, aby minimalizować destabilizację pracy urzędu.
    • Opracowanie systemu monitorowania i ewaluacji strategii rozwoju z uwzględnieniem elektronicznych konsultacji społecznych poprzez interaktywną stronę internetową. System zostanie opracowany przez pracowników biorących udział w szkoleniu z zarz±dzania strategicznego (moderowane przez firmę szkolącą pracowników)- 8 h (po 4 h w 2 dni).
    • Budowanie innowacyjnej metodyki zarządzania zadaniami JST przez projekty (zadanie zostanie zlecone firmie zewnętrznej, która skategoryzuje i opisze szczegółową procedurę wdrożenia i wykorzystania wszystkich elementów metodyki systemu zarządzania projektami z dostosowaniem do sytuacji w urzędzie, zbadanych uwarunkowań społecznych oraz wynikających z systemu prawnego. W wyniku tego działania powstanie produkt "Podręcznik stosowania nowych metod planowania i zarządzania zadaniami JST wraz ze wzorami ujednoliconych procedur i projektów uchwał".
    • Szkolenia- Zarządzanie projektami. Adresowane do kierowników wydziałów zaangażowanych w realizację i obsługę projektów- łacznie 25 os. Szkolenie obejmować będzie 48 h (6 dni), przeprowadzone w 3 terminach dla 3 grup, aby minimalizować destabilizację pracy urzędu. Dodatkowo 16 h (2 dni) przeprowadzono jednorazowo dla grupy osób, które przystąpią do certyfikacji IPMA. Szkolenie obejmować będzie następujące tematy: 1) Przygotowanie projektu (8 h); 2) Zasady podziału prac i harmonogramowania projektu (8h); 3) Zasoby finansowe i rzeczowe w projekcie (24h); 4) Monitoring w projekcie (16 h), 5) Jakość i dokumentacja w projekcie (8h); 5) Przygotowanie do certyfikacji IPMA (24h). Ogółem w szkoleniu weĽmie udział ok. 25 osób, z czego 5 przystąpi do certyfikacji IPMA.
    • Opracowanie spisu usług publicznych świadczonych przez Starostwo, które powinny być powiązane z zadaniami budżetowymi i celami strategicznymi. Zadanie to będzie zrealizowane przez pracowników starostwa (moderowane przez eksperta zewnętrznego).
  • Budowanie dedykowanej aplikacji informatycznej
    • Opracowanie programu komputerowego. Prawidłowe funkcjonowanie metodyki wymaga wsparcia systemowego w postaci dedykowanej zintegrowanej aplikacji informatycznej w oparciu o założenia metodyki zarządzania zadaniami JST przez projekty. Konieczne jest jej dostosowanie do wymagań stawianych przez procesy zaprojektowane w ramach wdrażania metodyki zarządzania zadaniami Urzędu poprzez projekty. Zostanie przygotowane narzędzie informatyczne dedykowane dla procesów (obejmujące kompleksowo ich przebieg) oraz relatywnie proste w obsłudze.
    • Przygotowanie interaktywnej strony internetowej, która służyła będzie jako narzędzie w zakresie publikacji przeniesionych z aplikacji informatycznej spisów usług publicznych w BIP, przekazywania informacji odnośnie monitoringu strategii oraz prowadzenia elektronicznych konsultacji społecznych dotyczących ewaluacji strategii.
    • Szkolenia dot. wykorzystania dedykowanej aplikacji informatycznej, skuteczność wykorzystania metodyki i narzędzi informacyjnych w znaczącym stopniu uzależniona będzie od umiejętności praktycznych osób, które będą pracować w nowym systemie zarządzania. Działanie to ma na celu podniesienie kompetencji Zarządu, kadry zarządzającej oraz pracowników w tych obszarach wprowadzonych zmian, które bezpośrednio dotyczyć będą ich stanowisk pracy.
    • Przeprowadzenie projektu pilotażowego przygotowania budżetu na rok 2012 w oparciu o planowane projekty i usługi administracyjne. Poprzez to działanie nastąpi weryfikacja funkcjonowania systemu planowania na poziomie całego Urzędu, jak i pojedynczych projektów i procesów. Działanie to realizowane będzie przez przeszkolonych pracowników starostwa przy pomocy konsultantów przygotowujących aplikację i szkolących w zakresie jej stosowania.
  • Przygotowanie oceny powdrożeniowej pozwalającej na uzyskanie porównania stanu przed i po wdrożeniu pod kątem zidentyfikowanych wcześniej obszarów. Przygotowana zostanie Ewaluacja procesu wdrożenia i budowa Modelu Wdrożenia Systemu Zarządzania Projektami w JST (ex post).
  • Upowszechnianie standardów zarządzania zadaniami JST oraz popularyzacja wypracowanych narzędzi nastąpi poprzez:
    • organizację 1 konferencji 2-dniowej na szczeblu powiatowym,
  • Promocja i Zarządzanie projektem prowadzona będzie przez cały czas trwania projektu, obejmować będzie przygotowanie i wydruk plakatów projektu, teczek zawierających materiały szkoleniowe dla uczestników szkoleń, prowadzenie i aktualizację podstrony poświęconej projektowi oraz publikację 1 ogłoszenia prasowego. Wszystkie materiały szkoleniowe, pisma firmowe oraz strona internetowa zawierać będą wszelkie wymagane logo i opis o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej. Projektem będzie zarządzał zespół projektowy, system zarządzania szczegółowo opisany w p. 3.5.

    Grupa docelowa:
  • Wsparcie bezpośrednie adresowane jest do pracowników urzędu administracji samorządowej szczebla powiatowego. Grupę docelową stanowią pracownicy Starostwa Powiatowego w Nowym Targu. Wybór takiej grupy docelowej wynika z jednej strony z uwarunkowań projektu określonych w PO KL a z drugiej strony z dobrej znajomości problemów i potrzeb potencjalnych uczestników projektu. Spośród 148 pracowników Nowotarskiego Starostwa 65% (96 os.) stanowią kobiety, z czego powyżej 45 roku życia jest 27 osób, do 45 roku życia 69. Spośród 52 mężczyzn pracujących w urzędzie 23 jest w wieku 45+, natomiast 29 do 45 roku życia. Pomimo znacznej przewagi kobiet w urzędzie stanowiska kierownicze zajmują w głównej mierze mężczyźni: spośród 10 naczelników wydziałów - 3 to kobiety, dodatkowo 2 kobiety pełnią samodzielne funkcje kierownicze.
    Z uwagi na charakter projektu osoby kierujące pracą komórek organizacyjnych Starostwa oraz zatrudnione na samodzielnych stanowiskach będą uczestnikami szkoleń "z urzędu" przy zachowaniu zasady dobrowolności udziału. Pozostałe miejsca udostępnione zostaną na zasadzie kolejności zgłoszeń pracownikom szeregowym z wszystkich wydziałów, którzy chcą podnosić swoje umiejętności. Założenia projektu zostaną przekazane na ogólnym spotkaniu organizacyjnym, po którym, przez 1 tydzień w siedzibie starostwa będzie odbywała się rekrutacja uczestników. Szkolenia w zakresie zarządzania strategicznego zostaną skierowane do 35 os. w tym co najmniej 50% stanowić będą kobiety, 17 miejsc dla kadry kierowniczej i 18 dla pracowników szeregowych. Szkolenia w zakresie zarządzania projektami i obsługi aplikacji informatycznej skierowane są do 25 os., sposób prowadzenia szkoleń będzie dostosowany do potrzeb osób 45+. Objęcie szkoleniami pracowników merytorycznych pozwoli na przygotowanie kadry, która w przyszłości tworzyć będzie struktury projektowe. Wprowadzenie w starostwie macierzowej struktury organizacyjnej pozwoli pełnić funkcje kierownicze w zespołach projektowych pracownikom, którzy w strukturze liniowej zajmują się sprawami merytorycznymi. Pozwoli to na zwiększenie udziału kobiet w podejmowaniu decyzji.
    Wsparcie pośrednie - poprzez popularyzację wypracowanych narzędzi zarządczych - adresowane jest do przedstawicieli ok. 100 jednostek samorządu terytorialnego szczebla gminnego i powiatowego z terenu całego kraju.

    Uzasadnienie realizacji projektu:
  • Starostwo Powiatowe w Nowym Targu jest urzędem Powiatu zajmującego rozległy teren podgórski ( pow. Ok. 1475 km kw) zamieszkiwany przez ok. 180 tys. osób. Koordynuje zadania wykonywane przez 31 jednostek organizacyjnych w tym 4 samorządowe osoby prawne. Mając na względzie poprawę planowania finansowego jednostka wdrożyła w roku 2005 budżetowanie zadaniowe. Wprowadzenie budżetu zadaniowego przyczyniło się do kilku znaczących usprawnień. Spowodowało odejście od jednoosobowego planowania, stworzyło możliwość pozyskania informacji o całkowitych kosztach usług, poprawiło formę dokumentu budżetowego jako narzędzia komunikacji z mieszkańcami. Nie spełniło jednak naszym zdaniem jednej z najważniejszych funkcji, tj. funkcji zarządzania ukierunkowanego na osiągnięcie zaplanowanych celów. Pracownicy przygotowując wnioski budżetowe mają trudności z definiowaniem celów, mierników, wskaĽników efektywności. Brak jest odniesienia do strategii rozwoju społeczno - gospodarczego. W oparciu o wiedzę z zakresu zarządzania projektowego uznajemy, że skierowanie projektu do urzędu w którym znana jest metodologia budżetowania zadaniowego będzie efektywnym działaniem i spowoduje rozszerzenie sfery objętej nowoczesnymi metodami zarządzania.